Meikes Marketing Hack: Effizienter Workflow mit Zeitmanagement

Diese Woche gibt es einen weiteren strategischen Tipp: Wie du mit dem richtigen Zeitmanagement für einen effizienten Workflow im Alltag sorgst. Meine treuen Leser wissen, dass ich diese Woche dazu bereits ein paar Tipps in den Stories geteilt habe. Für alle Anderen gibt es diese nochmals zusammengeschrieben im heutigen Blogpost, um ein paar weitere Dinge ergänzt.

Denn Hand aufs Herz: Der Tag hat für jede/n nur 24 Stunden. Desto wichtiger, dass du dir die Zeit für dein Business wie für dein Privatleben richtig einteilst. Ich habe es seit vier Wochen vollends vergeigt und merke jetzt die Auswirkungen dessen. Kein Privatleben, wenig Schlaf, das Gefühl nie fertig zu werden und ständig gehetzt zu sein. Das kommt davon, wenn wir Projekte falsch einschätzen, oder eben wenig bis keine Struktur im Arbeitsalltag haben. Meine Tipps, wie ich wieder Struktur ins Chaos bringe, bekommst du nachfolgend:

Meine 6 Tipps für deinen effizienten Workflow

Tipp 1: Tracke alle deine Arbeitsschritte

Tracke deine Zeit. Stoppe alle Arbeitsprozesse im Business und erfasse sie. Egal ob Kundenprojekte oder für dein eigenes Business. Das hat den Vorteil, dass du langfristig ein Gespür dafür bekommst, wie lange immer wiederkehrende Arbeiten dauern. Dies können zum Beispiel Kundenakquise sein, oder das Schreiben von Blogposts sowie das Erstellen von Content. Dazu zählen selbstverständlich alle Kundenprojekte, die du abrechnest aber ebenso Zeit für dein eigenes Business. Mit einrechnen musst du auch Zeit für deine Weiterbildung oder Zeit fürs Netzwerken.

Tipp 2: Kalkuliere deine Wochenarbeitszeit realistisch

Kalkuliere deine verkaufbare Zeit realistisch. Was meine ich damit? Ganz einfach: Du kannst nicht 40 Arbeitsstunden pro Woche an Kunden verkaufen. Warum? Weil du dir ein Zeitfenster für dein eigenes Business einplanen musst, um weiterzukommen. Außerdem braucht dein Business auch Pflege in Form von Akquise, Administration, neuen Ideen, Angebote erstellen, Erstgespräche führen usw. Wenn du die ganze Zeit nur IM statt AM Business arbeitest, wird dein Unternehmen langfristig nicht wachsen. Wie auch, wenn du dir dein eigenes Hamsterrad baust, indem du zu viele Stunden verkaufst. Bedenke bei der verkaufbaren Zeit auch an Ausfallzeiten. An Krankheits- oder Urlaubstage, Zeit für Weiterbildung oder den Besuch von Events, die wichtig für dich sind. Pauschal kannst du dich daran orientieren, dass du nur ca. 50 Prozent deiner Wochenarbeitszeit verkaufen kannst.

Tipp 3: Passe deine Preise deiner verkaufbaren Zeit an

Preiskalkulation - was hat das mit Workflow zu tun? Für mich eine ganze Menge. Denn wie in Tipp 2 beschrieben, kannst du ungefähr nur ca. 50 Prozent deiner Wochenarbeitszeit verkaufen. Den Rest benötigst du für eigene Marketingaktivitäten, Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung, um dein Business am laufen zu halten. Heißt im Umkehrschluss, du musst realistische Stundensätze kalkulieren, um nicht nur am abarbeiten zu sein und mit diesen ca. 20 verkauften Wochenstunden deinen Lebensunterhalt bestreiten zu können. Im Idealfall nicht nur dass, sondern auch einen Überschuss zu erwirtschaften, um dir eine Reserve für umsatzschwache Zeiten anzulegen. Das funktioniert nur, wenn du deine Zeit gut aufgeteilt hast. Deine Kunden haben zusätzlich den Nutzen, dass du nicht ständig unter Druck stehst, wie wild akquirieren zu müssen und sie so intensiver betreuen kannst, ohne dass du Existenzängste haben musst.

 
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Tipp 4: Nutze Organisationstool für den Überblick deiner Projekte

Nutze Organisationstool wie Trello, Asana, Todoist oder Evernote und Co. für deinen Businessalltag. Es gibt inzwischen eine Vielzahl an Tools im Netz, die dir die Organisation von Projekten vereinfachen. Am besten testet du einfach aus, mit welchem du am besten umgehen kannst. Die Meisten gibt es sogar kostenlos und können ziemlich intuitiv und einfach bedient werden. Das Gute daran ist, dass du jedem Schritt eine Deadline sowie Zuständigkeiten zuordnen kannst. Das ist besonders sinnvoll, wenn du deine Kunden miteinbeziehen willst oder mit anderen Dienstleistern zusammenarbeitest in größeren Projekten. So sieht jede/r, was er wann zu tun hat.

Tipp 5: Schaffe dir Strukturen im Business-Alltag

Routinen - ja ich liebe sie! Jede/r hat sie, alle finden sie unsexy. Aber Routinen helfen dir, deinen Arbeitstag besser zu strukturieren. Was meine ich damit? Passe deine Routinen deiner Persönlichkeit an. Einer ist morgens am produktivsten, der Andere dreht abends erst richtig auf. Einer führt analoge To-do-Listen mit Zettel und Stift. Der Andere hat für Alles eine App für die Organisation. Ich habe es mir angewöhnt, die unangenehmste Sache gleich als Erstes zu erledigen. Das nimmt dem Tag den Schrecken und hilft gegen Aufschieberitis. Außerdem ist das Gefühl, das Projekt abhaken zu können, einfach zu schön! Zusätzlich nehme ich mir nie mehr als drei Aufgaben pro Tag vor. Das ist realistisch zu schaffen und motiviert mehr, im Flow zu bleiben, als wenn du dir 10 Aufgaben pro Tag vornimmst und nur fünf schaffst.

Tipp 6: Setze Projekt-Prioritäten und bilde Zeitblöcke

Prioritäten setzen. Ich gucke mir montags die anliegenden Projekte der Woche an und sortiere sie nach den jeweiligen Deadlines. Zusätzlich versuche ich mir für jeden Kunden ein bestimmtes Zeitfenster zu reservieren. Je nach Umfang der Projekte ganze Tage pro Kunde oder stundenweise Blöcke. Das hilft mir fokussiert an einem Projekt zu arbeiten und somit schneller fertig zu werden, als wenn ich permanent zwischen 5 Dingen hin- und her springe. In der Realität funktioniert das nicht immer, weil Schnellschüsse dazwischen kommen. Aber weitestgehend versuche ich dieses so einzuteilen, damit jeder Kunde pünktlich sein Projekt fertig hat. Das ermöglicht mir im Flow an einem Projekt zu arbeiten und sichert mir fast nebenbei glückliche Kunden, deren Deadlines ich eingehalten habe und manchmal sogar vorzeitig abliefern kann.

Dies sind meine Tipps, die sich in meinem Business-Alltag bewährt haben und ich deshalb gern mit dir teile. Wie handhabst du deinen Workflow? Arbeitest du mit Listen? Hast du bestimmte Tagesroutinen? Lass uns voneinander lernen. Ich freue mich auf dein Feedback in den Kommentaren. Komm’ gut ins Wochenende!